الاجتماعات ومدوّن الملاحظات

يرسل مدوّن ملاحظات الاجتماعات وكيلك إلى اجتماع مباشر عبر الإنترنت. فينضمّ إلى المكالمة، ويسجّلها، ويفرّغ الصوت أثناء حديث الناس، ويستطيع إنتاج ملخّص ذكي يضمّ النقاط الرئيسية والقرارات وبنود العمل. وبعد ذلك يستطيع الوكيل النظر في الاجتماعات السابقة والإجابة عن أسئلة ممّا قيل فعلًا, باستخدام أداتَي قراءة خاصّتين بالمالك.

قبل أن تبدأ

• اجتماع تستطيع دعوة ضيف إليه, رابط Google Meet أو Microsoft Teams أو Zoom.
• وكيل يملك الاجتماعات. فمدوّن الملاحظات يرتبط بوكيل واحد لكل تثبيت.
• إدراك أن الوكيل ينضمّ كمشارك مرئي باسم وكيلك. فيراه كل من في المكالمة، وقد يحتاج إلى قبوله من غرفة الانتظار. اتّبع قواعد التسجيل والموافقة المحلية لديك, وأخبر المشاركين بأنه يجري تسجيلهم.

الربط

1. افتح التكاملات واختر مدوّن ملاحظات الاجتماعات.
2. حدّد الوكيل الذي ينبغي أن يحضر ويسجّل، ثم انقر تثبيت. فيظهر عنصر الاجتماعات في شريطك الجانبي.

أرسل وكيلًا إلى اجتماع

1. افتح الاجتماعات وانقر جديد.
2. الصق رابط الاجتماع. تكتشف AnyBot المنصّة من الرابط, Google Meet وMicrosoft Teams وZoom جميعها مدعومة.
3. اضبط عنوانًا اختياريًا (والافتراضي اسم وكيلك) وأكّد المنطقة الزمنية. ثم أرسل.
4. تابع انتقال الحالة عبر بانتظار في الغرفة ← انضمّ ← يسجّل ← اكتمل. واقبل الوكيل إذا كان لاجتماعك غرفة انتظار.
5. افتح الاجتماع لمتابعة النصّ المفرّغ المباشر (يُحدَّث كل بضع ثوانٍ)، ثم انقر توليد ملخّص للحصول على تقرير ذكي: ملخّص، ونقاط نقاش رئيسية، وقرارات متّخذة، وبنود عمل, بلغة الاجتماع نفسها.

ماذا يستطيع الوكيل أن يفعل

بمجرد تسجيل اجتماع، يستطيع وكيلك الوصول إليه عبر أداتين خاصّتين بالمالك:

كلتا الأداتين خاصّة بالمالك وللقراءة فقط, فهما لا تنضمّان إلى اجتماع ولا تحذفانه ولا تغيّرانه أبدًا، ولا يستطيع زائر موقع الوصول إليهما. ولا توجد أداة وكيل تجدول مكالمة أو تبدؤها؛ بل ينشئ شخص الاجتماع من صفحة الاجتماعات، ويقرأ الوكيل ما نتج عنه.

مثال عملي

بعد أسبوع من مكالمة مبيعات تسأل وكيلك الداخلي: «ماذا اتّفقنا على إرساله للعميل، ومتى؟» فيشغّل الوكيل meeting_list ليجد المكالمة الأخيرة، ويستدعي meeting_transcript ليقرأها، ويردّ ببنود العمل وأصحابها, مستخرَجة من المحادثة الفعلية، لا من تخمين.

الحدود والصراحة

• التسجيل ليس فوريًا. فعلى الوكيل أن يبدأ التشغيل وينضمّ وينتظر في الغرفة أحيانًا. وقد تنتهي الاجتماعات القصيرة جدًا أو الملغاة بحالة فاشل مع سبب يظهر على البطاقة.
• الملخّصات الذكية تُقاس بـABT، مثل بقية العمل الذكي, راجع الفوترة و ABT. وتختلف الخطط بالمخصّص لا بالميزة. (أما النصّ المفرّغ نفسه فينتجه وكيل الاجتماعات ولا يُقاس بـABT.)
• المنصّات المدعومة. ينضمّ مدوّن الملاحظات إلى مكالمات Google Meet وMicrosoft Teams وZoom. أمّا مؤتمرات الهاتف بالاتصال الصوتي فقط فغير مدعومة, إذ يحتاج البوت إلى رابط انضمام لاجتماع عبر الإنترنت.

استكشاف الأخطاء

• الوكيل لم ينضمّ أبدًا, غالبًا أنه لا يزال في غرفة الانتظار. اقبله يدويًا؛ وتحقّق من أن الرابط رابط انضمام لا دعوة تقويم.
• لا يوجد نصّ مفرّغ, يبدأ التفريغ بمجرد أن يصبح التسجيل نشطًا؛ فالاجتماع الذي فشل قبل التسجيل لن يكون له نصّ.
• زرّ الملخّص لم يفعل شيئًا, فالملخّص يحتاج نصًّا مفرّغًا أولًا. انتظر وصول الاجتماع إلى اكتمل، ثم ولّد الملخّص.

أسئلة شائعة

هل يستطيع الوكيل حجز اجتماع أو بدءه بنفسه؟ لا. فهو يقرأ الاجتماعات المسجّلة؛ أما حجز المواعيد فأداة منفصلة, راجع Google Calendar.

هل التسجيل مرئي لزوّار الموقع؟ أبدًا. فأداتا الاجتماعات خاصّتان بالمالك، فلا يستطيع قراءة النصوص المفرّغة سوى وكلائك وفريقك.

ما اللغات التي يتعامل معها؟ يحتفظ النصّ المفرّغ باللغة المنطوقة، ويُكتَب الملخّص بتلك اللغة نفسها.

التالي

• Google Calendar, اعرض المواعيد الشاغرة واحجزها
• قدرات الوكيل, كيف ترتبط الأدوات بوكيل
• نظرة عامة على التكاملات