Rollen und Berechtigungen

Vier Rollen legen die Grundlage fest; eine granulare Matrix pro Mitglied mit 17 Berechtigungen lässt dich genau das gewähren oder entziehen, was jedes Teammitglied tun darf.

Der Zugriff in einem Bereich funktioniert auf zwei Ebenen. Eine Rolle legt eine sinnvolle Grundlage fest, und eine Berechtigungsmatrix pro Mitglied lässt dich einzelne Fähigkeiten zusätzlich zu dieser Rolle gewähren oder entziehen. So kann ein Teammitglied für die meisten Dinge ein „Member“ sein und trotzdem, sagen wir, das Audit-Log sehen, ohne es zum Admin zu machen. Es gibt 4 Rollen und 17 Rollenberechtigungen.

Die vier Rollen

Jedes Mitglied eines Bereichs hat genau eine Rolle. Die Rolle entscheidet die Standard-Antwort für jede Berechtigung, bevor irgendeine Feinjustierung pro Mitglied erfolgt.

Rolle	Für wen	Basiszugriff
Owner	Die Person, die den Bereich erstellt hat	Alles, immer, kann nicht reduziert werden
Admin	Vertrauenswürdige Operatoren, die den Bereich täglich betreiben	Fast alles; die Abrechnung ist standardmäßig deaktiviert, kann aber gewährt werden
Member	Aktive Teammitglieder	Breiter Zugriff ist pro Person gewährbar; Team- und Abrechnungssteuerungen sind deaktiviert
Viewer	Überwiegend lesend / Stakeholder	Analytics standardmäßig; der Posteingang ist gewährbar; die meisten Aktionen sind gesperrt, sofern nicht gewährt

Es gibt immer genau einen Owner. Du kannst deine eigene Rolle nicht ändern oder entfernen, und die Berechtigungen des Owners können nicht heruntergeschraubt werden, das verhindert, dass sich jemand selbst (oder den Bereich) aussperrt.

Wie eine Berechtigung aufgelöst wird

Jede der 17 Berechtigungen hat eine von drei Einstellungen pro Rolle:

Always, für diese Rolle erlaubt, nicht anpassbar.
Grantable, standardmäßig deaktiviert, aber du kannst sie für ein einzelnes Mitglied aktivieren.
Denied, für diese Rolle nie verfügbar, auch nicht mit einem Schalter pro Mitglied.

Die effektive Antwort ist der Rollenstandard, dann eine Überschreibung pro Mitglied nur dort, wo die Rolle die Berechtigung als gewährbar markiert, diese Naht hält die Matrix flexibel, ohne die Rollen zu verwässern.

Die Berechtigungsgruppen

Die Berechtigungen gruppieren sich in einige wenige Kategorien. Du musst dir nicht alle 17 merken, denke in Gruppen:

Gruppe	Umfasst	Owner	Admin	Member	Viewer
Agenten und Wissen	Agenten erstellen, RAG-Wissen verwalten	Always	Always	Grantable	Denied
Team und Zugriff	Mitglieder und ihre Berechtigungen einladen/bearbeiten	Always	Always	Denied	Denied
Abrechnung	Plan, Tokens, Zahlung	Always	Grantable	Denied	Denied
Integrationen	Add-ons und Integrationen	Always	Always	Grantable	Denied
Unterhaltungen und Leads	Posteingang, Antworten, Leads, Support	Always	Always	Grantable / gemischt	Nur Ansicht oder gesperrt
Inhalte und Medien	Produkte, Medien, Social, Social-Freigaben	Always	Always	Grantable	Denied
Analytics und Audit	Analytics ansehen, Audit-Log ansehen, Profil bearbeiten	Always	Always	Meist gewährbar	Analytics immer; Audit gewährbar

Zwei bewusste Regeln stechen hervor. Team und Zugriff (Mitglieder und ihre Berechtigungen verwalten) ist nur Owner/Admin vorbehalten, es ist niemals an einen Member oder Viewer gewährbar, sodass Personen ihren eigenen Zugriff nicht erweitern können. Und die Abrechnung gehört standardmäßig dem Owner und kann an einen Admin übergeben werden, aber niemals an einen Member oder Viewer. Analytics ansehen ist dagegen für jede Rolle Always, jeder kann sehen, wie sich der Bereich entwickelt.

Praxisbeispiele

Eine Marketing-Kraft, die veröffentlicht, aber nicht freigibt. Füge sie als Member hinzu, gewähre die Social-Veröffentlichung, lasse die Social-Freigabe deaktiviert, sie erstellt Entwürfe und plant, aber eine verantwortliche Person gibt trotzdem frei.
Ein Finanzkontakt, der nur die Rechnung bezahlt. Füge ihn als Admin hinzu und gewähre die Abrechnung. Er verwaltet den Plan, ohne deine Agenten anzufassen.
Ein Stakeholder, der zusehen, aber nicht eingreifen soll. Füge ihn als Viewer hinzu; er sieht standardmäßig Analytics. Gewähre Posteingang ansehen, wenn er Unterhaltungen lesen muss, oder Audit-Log ansehen für den Compliance-Nachweis.

Mitglieder einladen und ändern

Owner und Admins mit der Team-Verwaltungsberechtigung laden Teammitglieder per E-Mail ein und wählen zum Zeitpunkt der Einladung eine Rolle und eine anfängliche Momentaufnahme der Berechtigungen. Die Einladung ist einmalig verwendbar und zeitlich begrenzt; wenn die Person annimmt, wird diese Momentaufnahme auf ihre Mitgliedschaft angewendet. Du kannst die Rolle und die Gewährungen jedes Mitglieds später über die Mitglieder-Ansicht neu justieren, die Rolle des Owners ist die einzige, die fest ist.

Jede dieser Änderungen wird protokolliert. Rollenänderungen, das Gewähren und Entziehen von Berechtigungen, Einladungen und Entfernungen schreiben jeweils einen Eintrag in das Audit-Log des Bereichs (AnyBot protokolliert insgesamt 559 auditierte Aktionen), mit einem feldgenauen Vorher/Nachher-Vergleich dessen, was sich geändert hat.

Die Mitglieder-Ansicht zeigt eine Mitgliederzeile mit dem erweiterten Schalter-Panel pro Berechtigung

Einladungsdialog mit Rollenauswahl und Momentaufnahme der Berechtigungen

FAQ

Können zwei Personen Owner sein? Nein, ein Bereich hat genau einen Owner. Gewähre stattdessen einem Admin die Berechtigungen, die er braucht.

Überschreibt eine Rolle eine Gewährung pro Mitglied? Die Rolle legt fest, was möglich ist. Wo eine Berechtigung für diese Rolle „grantable“ ist, gewinnt dein Schalter pro Mitglied; wo die Rolle „denied“ sagt, kann kein Schalter sie aktivieren.

Wer kann das Audit-Log sehen? Owner und Admins immer; Member und Viewer können es individuell gewährt bekommen. Die Rollen und der Berechtigungssatz selbst sind von der Plattform festgelegt, du stellst ein, wer was hat, nicht die Form der Matrix.